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social mas eventos 8 pasos

¿QUIERES SABER CÓMO ORGANIZAR TU EVENTO? ¿ NO SABES QUE PASOS DAR PARA QUE TODO EL MUNDO QUEDE ALUCINADO?. ¿ NO SABES COMO COMUNICAR EL EVENTO?.

Cuando organizamos un evento bien sea la presentación de un libro o un macro congreso médico, hay que tener en cuenta algunos imprescindibles que deberán hacerse en cualquiera de los dos casos para que el público, los ponentes, los patrocinadores, los colaboradores y los asistentes se lleven una grata experiencia del mismo y nosotros como marca o empresa generemos el mayor retorno posible de dicha acción.

1.- ¿A quién va dirigido el evento?

Es muy importante al igual que cuando se lanza un nuevo producto o servicio tengamos claro a quién nos dirigimos, quién es nuestro público objetivo.

No es lo mismo un evento dirigido a adultos que a jóvenes, ni un evento cultural y otro lúdico.

En función de la temática y el público objetivo la comunicación se hará de una manera o de otra y por un canal u otro.

2.- ¿Que canales utilizaré para comunicar mi evento?

Teniendo en cuenta a quién va dirigido el evento unos canales serán más efectivos que otros.

  • Evento generalista, es decir, un evento que si bien tiene un público objetivo claro el nicho es muy amplio por lo que habrá que hacer una comunicación masiva: prensa, radio, televisión, web para el evento si fuera necesario o post en nuestra web o blog corporativo y difusión del mismo a través de las redes sociales más adecuadas para el público objetivo.
  • Evento especializado, es decir, un evento en el que el nicho está muy definido bien por el contenido o por el organizador. En este caso nos encontramos con congresos médicos, turísticos, sobre educación, etc… Aquí la comunicación deberá ser más selectiva y pormenorizada siendo el camino ideal el email marketing (campañas de correo electrónico personalizado para el evento y el destinatario) y la utilización de la web o el blog corporativo como vía de comunicación así como las redes sociales o grupos en las mismas específicos de temáticas o círculos de personas relacionados con el evento.

3.-¿Cómo empiezo a comunicar el evento?

Al igual que comentábamos en el punto anterior dependiendo del tipo de evento el cómo será de una manera u otra (ya hemos hecho incidencia en los canales) pero siempre deberíamos seguir el camino de los contactos más cercanos a los menos: contactos directos del sector o personales, contactos referidos o indirectos, grupos afines a la temática del evento, portales y blogs afines al evento… Pero siempre de lo más cercano a lo más lejano o menos próximo por relación o afinidad. También deberíamos recabar los datos a través de un formulario on line en nuestra web o blog para tener un listado fiable de asistentes.

Algunos de los más utilizados para crear formularios son:

  • Un formulario de contacto gratuito, sencillo y con protección anti-spam. http://es.foxyform.com/

formulario de contacto foxyform

  • Si tienes cuenta de gmail Google Form:

formularios de google-forms

 

Puedes leer el artículo del SAT con más detalles sobre la creación de formularios de google pinchando aquí.

4.-¿Cuándo empiezo a comunicar el evento?

En este caso el público objetivo también es clave ya que dependiendo de cuantos sean los asistentes potenciales tengamos o queramos tener la comunicación deberá contar con más o menos plazo para realizar el proceso completo de forma eficiente y efectiva: envío de comunicados, envío de correo personalizados, confirmación de recepción, confirmación y recordatorio pre-evento,…

5.-¿Quién estará en el evento?

Fundamental confirmar la asistencia un par de días antes en caso de ser un evento en el que no hay compra de entradas previa. Si es necesaria la compra de entradas la el propio sistema de venta nos servirá como herramienta de gestión de clientes (CRM) aunque nunca está de más enviar un correo electrónico a modo de recordatorio a las personas que se hayan registrado o nos hayan comunicado por alguna vía la proximidad del evento. También empieza a popularizarse la gestión de eventos si tienes una cuenta de gmail a través de google calendar (pincha en la imagen para más información) ya que se puede crear un calendario de las fechas claves público o de manera privada solo con los contactos que autorizamos vía correo electrónico.

google calendar para eventos

6.-Durante el evento ¿que hacemos y a quién?

Aunque en este blog enfocamos las cuestiones desde la perspectiva del social media nos damos cuenta de que hay personas que aún no están seguras en el uso y manejo de las nuevas tecnologías y más específicamente en las redes sociales, de ahí la importancia de las comunicaciones vía correo electrónico.

Volviendo a las redes sociales la red por excelencia de los eventos es twitter:

  • por rápidez (visibilidad inmediata)
  • por conectividad (el uso de un hashtag representativo del evento hace que sea mas fácil seguir las publicaciones relacionadas)
  • por vinculación y relación entre personas (al nombrar una cuenta inmediatamente el usuario recibe la notificación de que le has nombrado y puede ver el mensaje)
  • por privacidad (en twitter si dos cuentas se siguen mutuamente pueden enviarse mensajes directos privados)

Instagram también comienza a despuntar en los eventos aunque el seguimiento de las publicaciones y la posibilidad de un dialogo fluido entre los asistentes es mucho menor.

Facebook durante el evento es muy lento y normalmente se utiliza más através del uso de Pc por lo que es mucho más relevante el uso por los asistentes, ponente, patrocinadores y organizadores en los días previos al evento y en los posteriores que durante el mismo.

7.-Post evento ¿como?

Preferiblemente la comunicación y el diálogo con los asistentes, patrocinadores y ponentes debería mantenerse a través de correo electrónico, contenidos relevantes en nuestra web o blog: fotos, presentaciones, vídeos, etc…. y amplificar su comunicación a través de las redes sociales. Normalmente pasado un evento suelen ser mas utilizadas redes como facebook o linkedin para mantener el contacto. Cada vez un poco más twitter, pero desgraciadamente hay mucho ruido en esta red si no utilizamos hashtag o etiquetas (#+palabra) para seleccionar las publicaciones y las cuentas a seguir, las listas de twitter en este caso son muy útiles.

Listas de twitter

8.-Post evento ¿hasta cuando?

Pues depende de los objetivos del mismo ya que podemos mantener viva la relación creada con los asistentes, ponentes y organizadores de manera permanente a través de recordatorios, evaluaciones del evento, cuestionarios relacionados con la satisfacción del mismo, generación de contenidos afines a la temática del evento, etc …. 

Si necesitas más información pincha contacta aquí.

SOCIAL MAS ESPERA QUE SEA DE TU UTILIDAD. SI NECESITAS ALGÚN TIPO DE AYUDA YA SABES DONDE ESTAMOS.

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