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Gestión documental

Utilizamos herramientas para que la voluntad de las personas sea una de los pilares para los sistemas de gestión documental. Así, podríamos definir la gestión documental como el proceso por el cual se gestionará toda la información de una empresa a través de bases de datos. Este es clave para contener y dar un uso real a la documentación tanto interna como externa.

Para que el sistema de gestión documental sea eficiente y eficaz deben conjugarse varios elementos. Los cuales tienen que ir interconectados para evitar cualquier fallo y una mala experiencia para el cliente.

A continuación, se expone CÓMO podría realizarse esta transformación.

  • Concretar los documentos de cada fase y cada negocio, analizando la actividad de la empresa.
  • Identificación de requisitos y necesidades, viendo las fallas y las fortalezas podremos saber qué elementos juegan en contra de llevar a cabo unos procesos internos y externos efectivos. Generar estrategias iniciales.
  • Cumplir con la legalidad. La norma ISO 9001:2015 que delimita la responsabilidad sobre los documentos a través de los procedimientos, sistemas y procesos a realizar así como la seguridad y acceso a posteriori.
  • Implementación debe ser sistemática, planificada y delimitada bajo unos patrones que permitan resolver las problemáticas que puedan surgir.
  • Implantación y formación. Quizá, la pauta que más importancia tenga y la más compleja, sea la comprensión y motivación de los empleados en las nuevas realidades. Debe contemplarse un proceso de aceptación y adaptación progresivo.
  • Garantizar la calidad del proceso y toma de decisiones.
  • Evaluación continua mediante encuestas, examinando sin previo aviso procedimientos y la calidad de la documentación.

Los gestores documentales actuales cuentan con ventajas para las pymes, son los agentes que más necesitan desarrollar el control de su documentación y el acceso por parte del cliente a la suya, sin apenas coste.

Estos permiten:

  • Acceso a tiempo real.
  • Posibilidad de almacenamiento en la nube.
  • Personalización de las herramientas.
  • Una base de datos conjunta para la transferencia de documentos total.
  • Llegar a los leads o potenciales clientes.
  • Garantizar una experiencia del cliente plena.

Dos sistemas de gestion documental destacables son:

SALESFORCE: Permite una selección a tiempo real de quienes solucionarán las contingencias o dudas que pueda tener el cliente, estos serán los empleados que tengan una contribución al sistema. O lo que es lo mismo, una experiencia mayor en el problema que haya tenido lugar. Además, garantiza un control en ventas, servicio, marketing, comercio, quip o productividad, plataforma y, por último, las apps e internet de las cosas.

SHAREPOINT MICROSOFT OFFICE 365: Cuenta con un historial de versiones para revisar todos los cambios que se hayan podido dar. Su interfaz es conocida para quien trabaja con este programa y su contenedor, OneDrive, permite ver la documentación ubicada en el sin conexión a Internet. La aprobación de la publicación de contenido, conocer la caducidad de los documentos o la firma electrónica que ha permitido agilizar procesos y registrar la autorización del cliente, estas son algunas de las bondades de este gestor.

La presencia y la necesidad de crecer en consonancia con las nuevas tecnologías transforma nuestra realidad. El temor al cambio es el primer obstáculo con el que nos encontramos. Pero siempre tenemos que ver en esto una oportunidad para abrirnos a otros negocios. Por ello, la ganas de aprender, el compromiso y la sincronización son piezas clave para iniciar dicho proceso.

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